Felaktiga transportfakturor ger onödiga kostnader

Närmare sex procent av alla fraktfakturor är felaktiga till köparens nackdel, hanteringen av fraktfakturor är underutvecklad och kan och måste förbättras.

Det säger Sonats VD Kjell Rundqvist i en krönika i senaste numret av CFO world.

Kostnadskontroll

En av de främsta drivkrafterna att ett företag utvecklas och effektiviseras är möjligheten till kostnadsbesparingar och ökade marginaler. Detta gäller även företagets transportlösningar. Genom effektivisering av logistik och investeringar i system för godsövervakning har kostnader sänkts och leveransservicen till kunderna ökat. Men det finns ännu mer pengar att hämta hem för företag som köper transporttjänster.
Det har nämligen visat sig att närmare sex procent av alla fraktfakturor är felaktiga till fraktköparens nackdel. Samtidigt som administrationen av transporter och dess kostnader förbrukar mer än dubbelt så mycket resurser än vad som kan anses vara best practice. Varför är det på detta sätt?

Kjell Rundqvist

Kjell Rundqvist


 

Det finns några tydliga och konkreta orsaker. Hanteringen av fraktfakturor är en av få administrativa processer som varken har utvecklats, effektiviserats eller kvalitetssäkrats på länge. Jag vågar gå så långt som att påstå att detta är en av de sämst utvecklade delarna inom ett företags alla processer och verksamhetsdelar. Effekten av en krånglig och ineffektiv administration är att den blir otroligt dyr – det tar dubbelt så lång tid att hantera fakturor än nödvändigt och bristerna i kontrollrutinerna för att upptäcka fel i fakturor blir uppenbara.
En annan orsak är företagens föråldrade eller helt avsaknad av relevanta IT-system. Det krävs investeringar i rätt typ av moderna IT-verktyg i syfte att effektivisera administrationen samt skapa möjlighet att göra nödvändig fakturakontroll.
En annan bakomliggande orsak till ineffektivitet och dålig kontroll av fraktkostnaderna är fraktavtalen och de prismodeller som är vanliga i branschen. Inköp av transporttjänster måste utvecklas. Prismodeller måste bli enklare, tydligare och vara möjliga att kontrollera. Det är inte ovanligt att prismodeller för transporttjänster baseras på timdebitering och att det finns en mängd avgifter som är upp till transportören att (godtyckligt?) påföra fakturan.

Jag vågar gå så långt som att påstå att detta är en av de sämst utvecklade delarna inom ett företags alla processer och verksamhetsdelar.

Gäller inte transporttjänster

Design, upphandling och införande av transportlösningar är ett område som också ligger långt efter jämfört med andra inköp. Inköpsverksamhet inom de flesta branscher är idag mycket professionell. I samarbete med leverantörer skapas stor kunskap och kontroll på kostnadskalkyler. Båda parter har fokus på transparens och kundvärde till slutkund. Men, detta gäller inte i samma grad för design och upphandling av transporttjänster.
Min erfarenhet är att felfakturering till 50 procent beror på dåligt upphandlade kontrakt och 50 procent på dåliga rutiner hos leverantören. Det är hög tid att ta tag i detta! Här finns, som sagt, ytterligare stora kostnadsbesparingar att göra i miljonklassen.

Krånglig och tråkig

Det är lätt att företagen har dålig attention med avseende på hanteringen av fraktfakturor, som ofta upplevs som en krånglig och kanske tråkig del av verksamheten, till förmån för andra delar i verksamheten som känns både enklare och attraktivare att utveckla. Administrationen av annat inköp sköts oftast på ett effektivare sätt. Moderna IT-system stöttar idag allt inköp i ett företag och ger förutsättningar för att fakturor kan kontrolleras och hanteras effektivt. Kostnader för olika inköp kan lätt allokeras till rätt kostnadsbärare och på så sätt vara del i företagets prissättning av sin produkter och tjänster. Detta gäller dock inte frakter. Det är, än idag, vanligt att frakter beställs, avropas eller bokas helt utanför relevanta IT-system. Trots att fraktkostnaderna i ett företag kan motsvara upp till 15 procent av företagets försäljning.

Design, upphandling och införande av transportlösningar är ett område som också ligger långt efter jämfört med andra inköp.

I ett och samma företag kan frakter beställas för miljonbelopp utan några IT-stöd eller kvalitetssäkrade processer samtidigt som inköp av förbrukningsartiklar till kontoret för några tusentals kronor följer väl utvecklade processer. Utöver stora belopp i felfakturering och dubbla administrativa kostnader skapar dagens krångliga och ineffektiva transportadministration ytterligare ett stort problem. Fraktkostnaderna kan inte allokeras på rätt produkt, projekt, kund eller marknad utan hamnar normalt på ett samlingskonto som inte innehåller tillräckligt mycket detaljer kring den enskilda frakten. Detta omöjliggör en allokering av kostnaden till relevant del i verksamheten.

Sätta rätt pris

Fraktkostnaden är normalt en del i prissättningen av företagets produkter. Utan en relevant löpande allokering av de verkliga fraktkostnaderna kan ett företag varken sätta rätt pris eller svara upp mot sina kunders krav på relevant kalkyl på den fraktkostnad som företaget anser att kunden ska betala. Det är vanligt att företagets totala fraktkostnader fördelas på produkter via ett fast pålägg, utan någon differentiering med avseende på var kunden ligger, vilken produkt leveransen avser eller vilka övriga krav som ställs på den specifika leveransen. Det finns en tydlig trend inom industrin där köparen av varor och komponenter vill få fraktkostnaden specificerad i offerter och i det specifika produktpriset. Dagens system att samma påslag görs oavsett produkt samt hur långt eller varifrån varorna fraktats, börjar bli allt mer ifrågasatt av den kostnadsmedvetne slutkunden. Problemet idag är att få aktörer på marknaden kan redovisa och motivera den faktiska kostnaden för transporter. Utan en kontroll över fraktkostnaderna och en förmåga att allokera dessa till rätt produkt är risken stor att efterfrågade kalkyler och priset på produkter blir fel. För högt pris kan leda till att företaget kan tappa marknadsandelar, för lågt pris kan leda till dåliga marginaler och därmed dålig lönsamhet ( i värsta fall säljs en produkt med förlust …).

Förmågan till kontroll och detaljerad kunskap om fraktkostnaderna kan vara avgörande för att få eller tappa en kund.

Att som företag kunna vara transparant i sin redovisning av faktiska kostnader för frakt är en allt större del av företagets konkurrenskraft. Förmågan till kontroll och detaljerad kunskap om fraktkostnaderna kan vara avgörande för att få eller tappa en kund. Kännedomen om att en betydlig procent av fakturorna är felaktiga har också bidragit till att en ny typ av tjänst vuxit fram där företag erbjuds hjälp med att reda ut de verkliga kostnaderna för transporter. Företag som jobbar med det kallas för ”Freight Audit”. De erbjuder att i efterhand gå igenom alla fraktfakturor och kräva tillbaka pengar för felaktiga debiteringar. Pengarna som betalas tillbaka delas mellan bolaget som gör genomlysningen och beställaren. I många fall handlar det om miljontals kronor som krävs tillbaka. Mot bakgrund av detta förstår man att det finns stora belopp att tjäna för företag som använder transporttjänster. Men, för att slippa processer i domstol och långdragna genomlysningar av fakturor, samt behöva dela pengarna med någon annan är det bättre att företagen själva skapar förmåga att administrera och kontrollera fraktfakturor så att felen upptäckts löpande.

Ungefär 70 procent

 Freight Cost Managment (FCM) handlar om att, med effektiva processer och modernt systemstöd, löpande arbeta med hantering av fraktfakturor inklusive kostnadskontroll och kostnadsallokering. FCM kan utföras av företaget själva men kan också köpas som tjänst. De interna kostnaderna för hantering och kontroll av fraktfakturor kan minskas med ungefär 70 procent om man outsourcar till ett professionellt serviceföretag. En mer professionell och snabb hantering av fraktfakturor ger också ett bättre kassaflöde i de fall fraktkostnader ska vidarefaktureras till slutkund. FCM kan skötas på flera sätt och på olika nivåer. Metoderna kan ses som olika steg där företaget kan utveckla transportadministrationen i takt med övrig utveckling och tillväxt. Följande nivåer kan beskrivas:

Manuell fakturakontroll

Fakturan granskas baserat på manuellt tillgänglig grunddata. Detta är en utbredd men dyr metod. Omkring 30-35 procent av alla företag använder en helt manuell process för kontroll en fraktfaktura.

Semi-automatiserad kontroll av fraktfakturor

En metod som bygger på systemstöd som ger underlag för en intern kontroll mot egen tillgänglig data i transportadministrativt system (TA). Det enda som kontrolleras i denna metod är priset. En kontroll att tjänsten är beställd och utförd omfattas inte i denna metod.

Helt automatiserad kontroll av fraktfakturor

Detta är en kombination av realtids tre-vägs kontroll (dvs jämförelse mellan beställd frakt, fraktfakturan och aktuell prislista), fakturahantering, kostnadsallokering och betalningstjänst. Denna metod finns att köpa som en outsourcad tjänst.

Återigen blir man förvånad

Det intressanta blir att återigen jämföra med inköp, godsmottagning och kontroll av fakturor, avseende varor och komponenter. Det är naturligtvis självklart för alla företag att jämföra den aktuella beställningen med mottagna leveransens innehåll och det avtalade priset. Återigen blir man förvånad över att beställning av frakter för miljontals kronor inte anses behöva kontrolleras på motsvarande sätt. Att endast titta på en faktura och kontrollera att det angivna priset är rätt utan att jämföra med gjord beställning och mottagen leverans skulle aldrig accepteras vid inköp av komponenter. Men exakt så görs ständigt när det gäller transporttjänster.

För den som tittar in i kristallkulan är trenden inom transportmarknaden glasklar – marknaden för transporter förväntas öka med 40 procent till 2030 och med 80 procent till 2050, enligt en rapport från EU Kommissionen. Att kostnader för transporter under en tid stigit är känt. Men, experter räknar dock med att det finns ytterligare utrymme för ökade transportkostnader på grund instabila bränslepriser, ökade personalkostnader, vägtullar, miljökrav m m. Därför är det än viktigare att redan nu se till att bevara marginalerna och lönsamheten genom att införa effektiva processer för Freight Cost Management.

Ladda ned PDF

eller läs hela tidningen

CFO world